Thủ thuật Dropbox - Những điều bạn cần phải biết

Tôi thường nghĩ Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây đơn giản mà bạn có thể sử dụng để lưu và chia sẻ các tệp và thư mục của mình. Nhưng khi chúng tôi bắt đầu đào sâu hơn vào các chức năng của nó, chúng tôi thấy dịch vụ đám mây này đầy thú vị và có nhiều tính năng hơn những gì bạn đã biết.

Dropbox đơn giản một cách kỳ lạ trong tất cả các giải pháp lưu trữ đám mây, đồng thời cũng khá mạnh mẽ. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ nêu bật các thủ thuật khác nhau để giành quyền kiểm soát Dropbox và làm được nhiều việc hơn là chỉ đặt tệp và đồng bộ hóa chúng. 

Nội dung chính

1. Nhận dữ liệu của người khác từ dropbox của mình

Nếu bạn nghĩ rằng chỉ mình bạn mới có thể tải file lên Dropbox của mình thì bạn đã nhầm. Tính năng File Requests cho phép bạn thu thập và nhận file- dù lớn hay nhỏ - từ bất kỳ ai ngay trong Dropbox của bạn. Và điều thú vị hơn là, ngay cả những người chưa có tài khoản trên Dropbox cũng có thể gửi file cho bạn.

Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau để nhận file từ người khác:

Bước 1: Đăng nhập vào Dropbox của bạn.

Bước 2: Mở "File requests" từ thanh bên trái.

Bước 3: Nhấn vào "Create a file request".

Bước 4: Viết một mô tả nhỏ về yêu cầu của bạn và nhấp vào "Change folder" để thiết lập thư mục lưu trữ các file được yêu cầu. Sau đó nhấp vào "Next".

Bước 5: Bây giờ sao chép đường link và gửi cho bất kỳ ai mà bạn muốn nhận file từ họ. Bạn cũng có thể nhập email của họ và nhấp vào "Gửi" để gửi lời mời trực tiếp cho họ.

2. Xem trước hầu hết mọi định dạng file

Nếu bạn nhận được file từ bạn bè và máy tính của bạn không thể mở file đó, thì bạn chỉ cần tải file đó lên Dropbox. Tính năng "xem trước tệp" của nó có thể cung cấp cho bạn bản xem trước của nhiều loại tệp bao gồm các định dạng PDF, PSD, AI, PNG, JPG, SVG, BMP và nhiều hơn nữa.

Dưới đây là cách xem trước hoặc chỉnh sửa tệp trực tiếp trong Dropbox:

Bước 1: Mở bất kỳ file nào trong Dropbox.

Bước 2: Trong cửa sổ xem trước, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút "Open".

Bước 3: Chọn một trong số "Microsoft Word / Excel / PowerPoint Online" để chỉnh sửa file.

3. Kiểm tra các hoạt động gần đây trên file của bạn

Nếu bạn cần cập nhật bảng công việc bạn đã làm trước đó, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bảng đó trong danh sách tất cả các file gần đây từ "Recents" ở thanh bên trái. Phần này trong Dropbox hiển thị danh sách cập nhật các file mà bạn đã mở hoặc sửa đổi gần đây.

Bạn cũng có thể chia sẻ, tải xuống, nhận xét, xóa hoặc thậm chí xem các phiên bản trước của file trực tiếp từ tùy chọn này.

4. Làm việc trên file với Team

Nếu bạn làm việc theo nhóm hoặc cộng tác với những người khác trong một dự án, thì Team Dropbox là dành cho bạn. Tính năng này cho phép bạn làm việc theo nhóm, nơi một người có thể chia sẻ tệp với cả nhóm hoặc các nhóm được chọn và mọi người đều có các đặc quyền khác nhau. Và điều tuyệt vời nhất là nó miễn phí!

Mỗi nhóm chia sẻ một thư mục nhóm với các tùy chọn cấu hình để tổ chức và quản lý quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ. Bạn cũng có thể tạo nhóm để chia sẻ file hoặc thư mục với mọi người trong nhóm cùng một lúc - khá giống với danh sách bạn bè trên Facebook.

Dưới đây là cách tạo tài khoản Dropbox nhóm mới:

Bước 1: Trong Dropbox, nhấp vào tùy chọn "Team" từ thanh bên trái và nhấp vào "Create free team".

Bước 2: Nhập tên của nhóm, chọn "Create a new Team Dropbox" và nhập địa chỉ email cá nhân / cơ quan của bạn và mật khẩu cho nhóm này, sau đó nhấp vào "Continue".

Bước 3: Mời các thành viên tham gia nhóm của bạn (nếu cần) và nhấp vào "Continue".

Bước 4: Nhấp vào "Create team Dropbox" và bạn đã hoàn tất.

5. Truy cập file mà không cần Internet

Trong khi di chuyển (tức là sử dụng thiết bị di động), bạn có thể cần quyền truy cập vào một số file cụ thể. Tuy nhiên, bạn có thể không tìm thấy kết nối Internet ở mọi nơi bạn đến. Đối với những trường hợp như vậy, tính năng ngoại tuyến của Dropbox sẽ giúp bạn.

Đối với các file phải có của bạn, đây là cách bạn có thể tải chúng ngoại tuyến:

Bước 1: Trong ứng dụng di động của Dropbox, hãy tìm các file bạn cần để xem ngoại tuyến.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ở bên phải và bật nút "Available offline" và Dropbox sẽ tải file xuống thiết bị của bạn để bạn xem chúng mà không cần Internet.

Bước 3: Bạn có thể xem các file ngoại tuyến bằng cách nhấp vào "Offline".

6. Tăng tốc độ đồng bộ hóa

Để tránh ảnh hưởng đến việc sử dụng Internet của bạn, Dropbox tự động điều chỉnh đến 75% tốc độ tải lên tối đa của kết nối của bạn để ngăn chặn bất kỳ sự giảm tốc độ đáng chú ý nào đối với bạn. Điều này có nghĩa là tốc độ tải lên / đồng bộ hóa chậm đối với bạn, nhưng đây là một mẹo để tránh điều tương tự.

Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt băng thông của Dropbox, hãy làm theo các bước bên dưới:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu tượng Dropbox trên khay hệ thống.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn "Preferences" từ menu.

Bước 3: Nhấp vào tab "Bandwidth".

Bước 4: Chọn "Don’t limit" trong "Upload rate" để tăng tốc quá trình tải lên / đồng bộ hóa.

7. Xóa file mà không để lại dấu vết

Nếu bạn đã đặt nhầm một file vào thư mục Dropbox của mình nhưng cần xóa file khẩn cấp, thì đừng lo lắng, bạn có thể làm điều đó bằng cách xóa thư mục bộ nhớ cache của Dropbox. Đó là một thư mục ẩn có tên “.dropbox.cache” bên trong thư mục "Dropbox".

Dropbox giữ một bộ nhớ cache của các file cho các mục đích hiệu quả và khẩn cấp. Nếu bạn xóa một file khỏi Dropbox của mình, file đó có thể vẫn được giữ trong thư mục bộ đệm.

Để xóa vĩnh viễn các file đó, bạn có thể xóa bộ nhớ cache theo cách thủ công bằng các bước sau:

Bước 1: Mở trình quản lý file và nhập thông tin sau, nhấp vào Enter:

"% HOMEPATH% \ Dropbox \ .dropbox.cache" (không có dấu ngoặc kép).

Bước 2: Thao tác này sẽ đưa bạn trực tiếp đến thư mục bộ nhớ cache của Dropbox từ đó bạn có thể xóa các tệp hoặc thư mục mình muốn.

8. Truy cập các phiên bản cũ hơn của file

Dropbox lưu trữ các phiên bản cũ hơn của file của bạn trong 30 ngày. Điều đó có nghĩa là bạn có thể dễ dàng khôi phục file trong trường hợp bạn thực hiện một số thay đổi sai hoặc muốn xem phiên bản trước của nó. Tính năng này hoạt động tương tự như tính năng lịch sử file của Windows 10.

Để tải phiên bản cũ của file, bạn có thể làm theo các bước được đề cập bên dưới:

Bước 1: Nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh file có phiên bản trước mà bạn muốn xem và chọn "Version history".

Bước 2: Chọn một trong các phiên bản để xem trước và nhấp vào "Restore" để khôi phục phiên bản đó.

9. Đánh dấu thông minh với Dropbox

Nếu bạn luôn nghĩ đến việc lưu trữ dấu trang của mình trên đám mây để có chúng trên tất cả các thiết bị của mình, thì không gì có thể là lựa chọn tốt hơn cho việc này ngoài Dropbox. Một tính năng hiện đã được thêm vào để lưu trữ và đồng bộ hóa các dấu trang bằng cách thả chúng vào Dropbox.

Tất nhiên, bạn có thể thả URL vào bất kỳ đâu vào Dropbox, nhưng tốt hơn hết là bạn nên tạo một thư mục dấu trang để lưu trữ tất cả các URL tại một nơi duy nhất. Xin lưu ý rằng Microsoft Edge, không giống như Google Chrome và Mozilla Firefox, không hỗ trợ tính năng kéo và thả theo các thử nghiệm của chúng tôi.

Dưới đây là cách bạn có thể dễ dàng lưu trữ và đồng bộ hóa dấu trang bằng Dropbox:

Bước 1: Tạo một thư mục mới có tên "Bookmarks" trong Dropbox (hoặc bất kỳ tên nào bạn muốn sử dụng).

Bước 2: Kéo biểu tượng nhỏ hiển thị bên trái thanh vị trí trong trình duyệt của bạn vào tab hoặc cửa sổ Dropbox và thả liên kết vào thư mục "Bookmarks".

10. Nhận link tải xuống trực tiếp

Bất cứ khi nào bạn nhấp vào liên kết Dropbox, trình duyệt của bạn sẽ hiển thị một trang mới có tệp và tùy chọn để tải tệp xuống. Tuy nhiên, có một mẹo buộc trình duyệt bắt đầu tải xuống tệp ngay lập tức thay vì hiển thị trang trước.

Nếu bạn muốn tải xuống tệp trực tiếp trong một lần, thì chỉ cần thay đổi liên kết Dropbox có tham số truy vấn "dl = 0" ở cuối thành "dl = 1" và nó sẽ trở thành liên kết tải xuống trực tiếp.

11. Chia sẻ ảnh chụp màn hình một cách nhanh chóng

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc chụp ảnh màn hình, hãy kéo chúng vào Dropbox và sau đó chia sẻ liên kết của nó với những người khác, thì đây là cách nhanh hơn để chia sẻ ảnh chụp màn hình bằng Dropbox. Bạn cũng sẽ thích thủ thuật này nếu bạn sử dụng một số công cụ của bên thứ ba để chia sẻ ảnh chụp màn hình với người khác.

Tất cả những gì bạn cần làm là bật tính năng chia sẻ ảnh chụp màn hình của Dropbox, như được cung cấp bên dưới:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu tượng "Dropbox" trên khay hệ thống

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng "bánh răng" và chọn "Tùy chọn".

Bước 3: Chuyển sang tab Nhập, chọn "Chia sẻ ảnh chụp màn hình bằng Dropbox" và nhấn "OK".

Bước 4: Giờ đây, hãy chụp ảnh màn hình bằng Ctrl + Print và Dropbox sẽ tự động lưu chúng vào "Dropbox / screenshot" và tự động sao chép liên kết của nó vào khay nhớ tạm của bạn, bạn có thể sử dụng để chia sẻ ảnh chụp màn hình nhanh hơn bao giờ hết.

12. Chỉ đồng bộ hóa các tệp và thư mục cần thiết

Selective Sync là một tính năng của ứng dụng Dropbox cho phép bạn chỉ chọn và đồng bộ hóa các thư mục mà bạn muốn đồng bộ hóa trên máy tính của mình. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc để tiết kiệm băng thông của kết nối Internet.

Để bật tính năng Đồng bộ hóa có chọn lọc, vui lòng làm theo các bước đã cho:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu tượng "Dropbox" trên khay hệ thống.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng "bánh răng" và chọn "Tùy chọn".

Bước 3: Chuyển sang tab "Tài khoản", nhấp vào "Đồng bộ chọn lọc" và nhấn "OK".

Bước 4: Trong cửa sổ đồng bộ hóa chọn lọc, bỏ chọn bất kỳ thư mục nào bạn không cần đồng bộ hóa với ổ cứng máy tính của mình, sau đó nhấp vào nút "Update" và nhấn "OK" để lưu.

Lưu ý: Bất kỳ thư mục nào bạn bỏ chọn ở bước trên sẽ bị xóa khỏi máy tính của bạn, nhưng tất nhiên sẽ có sẵn trên dropbox.com và trên các thiết bị khác của bạn.

13. Kiểm tra các hoạt động của file Dropbox

Nhật ký "Event" cho phép bạn xem thông tin về các hoạt động khác nhau đang diễn ra trong Dropbox của bạn. Nhật ký sự kiện giúp bạn theo dõi các sự kiện như khi bạn tạo, chia sẻ, xóa và khôi phục các tệp và thư mục. Nhật ký cho phép bạn lọc các sự kiện theo danh mục và ngày tháng, đồng thời cho phép sắp xếp các mục nhật ký để dễ xem.

Đây là cách bạn có thể xem nhật ký sự kiện của Dropbox:

Bước 1: Trong Dropbox, nhấp vào "Events" ở thanh bên trái.

Bước 2: Bạn sẽ thấy dòng thời gian của các sự kiện hoặc hoạt động trong tài khoản của bạn.

14. Tự động đồng bộ hóa những kỷ niệm của bạn

Dropbox cho phép bạn tải ảnh và video lên và xem chúng trong thư viện trực tuyến mà không cần sử dụng bất kỳ công cụ nào của bên thứ ba. Sử dụng tính năng này, bạn có thể xem ảnh / video được lưu trữ trong Dropbox của mình mà không cần tải chúng xuống trước. Do đó, bạn có thể sử dụng đám mây yêu thích của mình làm không gian lưu trữ ban đầu để lưu giữ những kỷ niệm quý giá của mình một cách an toàn.

Để xem ảnh / video của bạn trong Dropbox, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Tải ảnh lên Dropbox.

Bước 2: Mở dropbox.com và chọn "Photo" từ thanh bên.

Bước 3: Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả ảnh của mình được sắp xếp dưới dạng thư viện.

Bài viết được biên tập bởi đội ngũ huongdanaz